Factures et remboursements

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Pour la gestion du LOG, de nombreuses dépenses peuvent être engagées de tous les côtés. Le plus souvent, le membre qui s'occupe de l'achat fait l'avance, puis se fait rembourser. Dans d'autres cas, les factures sont faites directement au nom du LOG, et payées plus tard. Cette page sert de référence pour savoir comment gérer ces problèmes. Sachant que les trésoriers ont un boulot pas facile, l'idée est d'être le plus rigoureux possible pour leur éviter encore plus de galères, cette page sert de référence pour savoir comment gérer ça proprement.

Pour faire simple, demandez systématiquement une facture à votre nom, et on s'en sortira comme ça. Pour plus de détails, voir ci-dessous.


Achats ponctuels

Qu'il s'agisse de papier toilette ou d'étain pour les soudures, ce sont généralement des achats faits en grande surface, ou dans un magasin de manière plus ou moins anonyme. Dans ce cas, il est bon de demander une facture : tous les commerçants en ont l'habitude, ça permet d'avoir un papier plus lisible qu'un ticket de caisse. Contrairement aux idées reçues, il ne faut pas la faire éditer au nom du LOG, mais bien à votre nom. Voir l'explication de Baptiste sur la liste :

En gros, si Toto achete pour 20 balles de peinture a (pour faire plaisir a
fred) leroy merlin :

Si il fait un facture au nom du LOG :
On aura alors dans notre comptabilité une facture de 20€ au nom du LOG
(ce qui correspond bien a ce que le LOG aura payé au final) mais un
remboursement de 20€ a Toto, le lien entre les deux n'étant pas bien
clair (vu que c'est pas Toto qui a vendu la peinture). On finit donc avec :
LOG : -20€ (facture) -20€ (remboursement Toto)
Toto : +20€ (remb)

Si il fait la facture à son nom :
On aura alors une facture de 20€ au nom de Toto, associée à un
remboursement de 20€ au même Toto, il s'agit d'un remboursement de
frais tout ce qu'il y a de plus banal. On a donc :
Toto : -20€ (facture) + 20€ (remboursement)
LOG : -20 € (remboursement Toto)

Approvisionnement régulier

Le principal contre-exemple est La Bulle grenobloise, qui nous fournit en fût pour la tireuse. Pour éviter l'avance/remboursement de sommes importantes tous les mois, la facturation est faite directement au LOG, et le paiement est différé. Si l'on venait à avoir beaucoup d'échanges avec un fournisseur, consulter les trésoriers (tresorier arobase logre point eu) pour définir les modalités.